Management Umum

MENAJEMEN UMUM

·         Pengertian Menajemen

·         Latar belakang sejarah menajemen

·         Sekolah-sekolah tentang pemikiran menajemen

·         Perencanaan

·         Pengorganisasian

·         Pegarahan

·         Pengkoordinasian

·         Pengawasan

 Pengertian Menajemen

§  Arti dan fungsi menajemen

Definisi tentang menajemen oleh profesoer oie lieng lee .menajemen adalah ilmu dan seni merencanakan ,mengorganisasikan ,mengarahkan,mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan .

Menajemen mempunyai 5 fungsi:

1.      Perencanaan

2.      Pengorganisasian

3.      Pengarahan

4.      Pengkoorganisasian

5.      Pengawasan

Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tentu mempunyai tujuan dan untuk mencapai tujuan perlulah di buat perencanaan. Perencanaan menggambarkan tentang :

a.       Apa

b.      Bagaimana

c.       Mengapa

d.      Kapan akan dilakukan

Setelah perencanaan di susun baru di tetapkan siapa yang akan melakukan ,bagaimana pembagian kerjanya,bagaimana wewenang ,tanggung jawab serta pertanggung jawaban masing-masing kegiatan .

§  Jenjang menajemen

Perusahaan besar mempunyai 3 jenjang menajemen :

1.      Menajemen puncak

2.      Menajemen administrative

3.      Menejemen operasional

a.       Menajemen puncak

Meliputi dewan direktur ,direktur utama,atau CEO dan pemimpin lain.menajemen puncak bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan –keputusan penting tentang hal-hal seperti penggabungan ,produk baru dan pengeluaran saham.

b.      Menajemen madya

Menajer mempunyai tugas atau tanggung jawab dalam menyusun rencana –rencana umum dari menejer puncak.

c.       Menajemen operasional

Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang di uat oleh para menejer madya .menejer madya disebut sepurvisor karena bertanggung jawab melakukan supervasi kepada karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.

LATAR BELAKANG SEJARAH MENAJEMEN

§  Gerakan menajemen ilmiah

Taylor dikenal sebagai dari gerakan menajemen ilmiah .buku yang diterbitkannya berjudul the principles of scientific management .dalam bukunya taylor mengemukan beberapa prinsip menejemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efesien.

Prinsip-prinsip adalah :

1.      Semua pekerjaaan dapat dioperasikan dan dianalisis gena menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.

2.      Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih secara ilmiah

3.      Kita dapat menjamin bahwa cara yang terbaik diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar inesentif,yaitu menyamakan gaji degan hasil kerjanya

4.      Menepatkan menejer dalam perencanaan ,persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.

SEKOLAH –SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MENAJEMEN

§  Sekolah klasik

Teori klasik mendefinikan menajemen menurut tugas yang dilakukan oleh para menejer .sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi-fungsi menajemen primer yaitu perencanaan ,pengorganisasian ,pengarahan ,pengadilan.

§  Sekolah prilaku

Sekolah prilaku disebut leadership telah menjadi popular dalam tahun 1950-an.sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari menajemen dan menekan kebutuhan bagi para menejer untuk memahami manusia.

§  Sekolah ilmu menajemen

Sekolah ilmu menajemen melibatkan metematika dan statistic .model-model matematika digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah operasional perencanaan dan pengendalian.model merupakan wakil dari realitas.

Ilmu menajemen merupakan suatu pendekatan kuantitatif masalah –masalah bisnis .

§  Analisis system

Menawarkan suatu alat utuk melihat kegiatan intern dan ekstern dari perusahaan .analisis sistem berkaitan dengan masalah-masalah yang melibatkan semua komponen secara bersamaan .

Analisis system merupakan motode yang digunakan untuk menyelesaika masalah-masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian-bagian  utama dari sutau masalah dan hubungan mereka.

§  Menajemen hasil

Oleh peter drucker tahun 1950-an menajemen hasil berdasrakan sasaran sasaran telah semakin popular.MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan.

MBO dapat meningkat komunikasi antara komunikasi antara bawahan dan atasan .

Adapun keburukan MBO:

1.      Untuk beberapa tuga MBO sulit menentukan tujuan yang tepat

2.      MBO hanya akan sukses jika semua pihak mau berpatisipasi

3.      MBO seharusnya tidak dipandang sebagai suatu penyelesaian untuk semua masalah menajemen

4.      Tujuan-tujuan itu seharusnya layak dan mudah di ukur

PERENCANAAN

Perencanaan merupakan pedoman yang dipakai untuk megarahkan tujuan .fungsi perancanaan dilakukan terlebih dahulu dari pada fungsi-fungsi pengorganisasian ,pengarahan ,pengkoordinasikan dan pengawasan.

§  Bentuk –bentuk perencanaan

1.      Tujuan

merupakan suatu sasaran dimana kegiatan itu diarahkan dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tentu.

2.      Kebijakan

Adalah suatu peryataan untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan –tindakan untuk mencapia tujuan .

3.      Stategi

Merupakan tindakan penyesuian dari rencana yang telah dibuat .

4.      Prosedur

Merupakan rangkaian tindakan yang akna dilaksanakan untuk waktu mendatang.

5.      Aturan

Adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.

6.      Prosedur

Merupakan campuran antara kebijakan prosedur aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran semuanya akan menciptakan adanya tindakan.

§  Kegunaan perencanaan

a)      Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang

b)      Mengarah perhatian pada tujuan

c)      Memperingan biaya

d)     Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan

e)       

§  Langkah –langkah penyusunaan perencanaan

a)      Menetapkan tujuan

b)      Meyusun anggapan –anggapan

c)      Menentukan berbagai alternative tindakan

d)     Mengadakan pernilaikan terhadap alternative –alternatif tindakan yang sudah dipilih.

e)      Mengambil keputusan

f)       Menyusun rencana pendukung

§  Perencanaan merupakan proses pendekatan yang rasional

Dalam menyusun suatu perencanaan yang logis haruslah memperhatikan tengang waktu dapat berlangsung selama satu hari ,satu tahun atau bahkan sepuluh tahun.

§  Jangka waktu perencanaan

Jangka waktu perencanaan dikelompokan menjadi 3 golongan :      

1)      Perencanaaan jangka panjang

2)      Perencanaan jangka menengah

3)      Perencanaan jangka pendek

Perencanaan jangka pendek tidak selalu diperuntukan selama satu tahun  dapat juga kurang dari satu tahun.

Perencanaan jangka panjang ,perencanaan jangka menegah dan perencanaan jangka pendek terdapat hubungan yang erat antara satu dengan yang lainnya .perencanan-perencanan tersebut bersifat integral.

§  Faktor-faktor yang membatasi perncanaan

a)      Sulitnya mencari anggapan secara teliti

b)      Perubahan yang sangat cepat

c)      Kekuatan internal

Merupakan kekuatan yang terdapat atau yang tercipta dari dalam organisasi berupa:

ü  Kekuatan psikologis

ü  Kekuatan karena adanya prosedur kebijakan

ü  Kekuatan sumber daya dan dana

d)     kekuatan ektern

e)      waktu dan biaya

§  Pengambilan keputusan

a)      Syarat pengambilan keputusan

Keputusan secara rasional membutuhkan beberapa syarat:

·         Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif

·         Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan –tujuan mankah yang dapat dicapai beserta segala kekuranganya.

·         Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan pernilaian berbagai alterntif sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan.

·         Yang Harus bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternative yang paling baik.

b)      Alat pengambilan keputusan

                                                                I.            Operation research

                                                             II.            Teori probilitas

                                                          III.            Linear programming

Teknik yang dipakai untuk memperbaiki kualitas pengambilan keputusan pada keadaan yang sifatnya tidak pasti tetapi masih berada di dalam batas-batas.

Alat-alat tersebut:

·         Analisis resiko

Keputusan yang diambil didasarkan pada interaksi beberapa variable kritis:

ü  Biaya pengenalan

ü  Biaya produksi

ü  Investasi modal yang dibutuhkan

ü  Harga

ü  Market share yang dapat dicapai

·         Pohon keputusan

Menganalisis keputusan adalah dengan jalan melihat berbagai kemungkinan arah yang dapat diambil dari berbagai jenis keputusan .jadi suatu keputusan yang diambil dapat menimbulkan berbagai akibat dan kemungkinan .

PENGORGANISASIAN

§  Pengertian

Pengorganisasian merupakan usaha untuk menyusun komponen-komponen pokok sedemikian rupa sehingga dapat di pakai sebagai sarana untuk mencapai tujuan .

Fungsi pengorganisasian sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi,personalia dan factor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan .

o   Hubungan informal

Hubungan informal banyak menyangkut hubungan manusiawi.

o   Hubungan formal

Merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja .

Hubungan formal di bagi 3:

      Tanggung jawab

      Wewenang

      Pertanggung –jawaban

§  Pola hubungan antara komponen organisasi

Antara tujuan ,fungsi dan tanggung –jawab ,wewenang serta pertanggung jawaban mempunyai hubungan yang erat dan berkaitan satu dengan yang lainnya.

§  Rentang Kekuasaan

Banyak seikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa factor:

·         Latihan dari bawahan

·         Pendelegasian wewenang

·         Perencanaan

·         Teknik komuniksi

§  Dasar –dasar penggolahan bagian di dalam organisasi

ü  Didasarkan pada suatu angka

Dasar penggolahan dengan menggunakan anggka biasanya terdapat di bidang kemiliteran.

ü  Disarkan pada waktu

Dasar waktu untuk mengadakan penggelompokan biasanya dipakai dalam pelaksanaan tugas-tugas di pebrik.

ü  Didasarkan pada fungsi perusahaan

Kegiatan-kegiatan dalam perusahaan dibagi menjadi tiga bagian yaitu bagian produksi ,bagian pemasaran,bagian keuangan .

ü  Didasarkan pada luas daerah operasi

Sebuah perusahaan yang mamiliki daerah operasi sangat luas dapat mendirikan cabang-cabang di beberapa daerah.

ü  Didasarkan pada jenis barang yang dihasilkan

Perusahaan-perusahaan seperti PT Astra yang membuat beberapa macam barang dapat mengelompokan aktifitasnya dan tenaga kerjanya menurut macam barangnya ,karana masing-masing jenis barang memiliki karakteristik yang berbeda-beda.

ü  Didasarkan pada jenis langsung

Langganan –langganan perusahaan dapat berupa : konsumen rumah tangga,pedagang,pemerintah atau perusahaan.

§  Karakteristik sturuktur organisasi

Struktur organisasi memiliki 2 karakteristik dasar yaitu:

      Keseimbangan dalam organisasi

Organisasi masing-masing bagian atau fungsi dialokasikan modal dan tenaga kerja  yang sesuai dengan ssumbanganya terdapat pencapai tujuan

      Fleksibel

Merupakan kemampuan dari struktur organisasi untuk menyesuikan diri terhadap semua perubahan-perubahan yang terjadi seperti perubahan kegiatan ,perubahan jumlah karyawan ,perubahan formasi jabatan dan sebagainya .

PENGARAHAN

§  Prinsip-prinsip pengarahan

Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepeminpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbang tenaganya secaraa efektif serta efesien serta efektif untuk mencapai tujuan .

Pengarahan berpegang pada beberapa prinsip yaitu:

ü  Prinsip mengarah kepada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan Nampak pada prinsip mekin efektifnya proses pengarahan akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan .

ü  Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Kebutuhan akan terpenuhi bilamana mereka dapat bekerja dengan baik ,dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

ü  Prisip komando

§  Cara-cara pengarahan

      Orientasi

Merupakan cara  pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik.orientasi diberikan kepada pegawai baru dengan tujuan untuk mengadakan pengenalan dan memberikan pengertian tentang berbagai masalah yang di hadapi.

Informasi dalm orintasi berupa:

      Tugas itu sendiri

      Tugas lain yang ada hubungannya

      Ruang lingkup tugas

      Delegasi wewenang

      Perintah

Merupakan permintaan dari peimpinan kepada orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu.

Perintah yang diberikan kepada bawaha berupa:

      Perintah umum

Tergantung kepada prefensi menejer ,kemampuan untuk meramal keadaan serta tanggapan yang di berikan oleh bawahan.

      Perintah lisan atau tertulis

Perintah tertulis memberikan waktu yang lama untuk memahaminya .sehingga dapat menghindari adanya tafsir.perintah lisan lebih cepat diberikan walaupun mengandung resiko lebih besar.

      Perintah formal dan informal

Perintah formal merupakan perintah yang diberikan kepada bawahan sesuai dengan tugas atau aktifitas yang telah di tetapkan di dalam organisasi .perintah informal lebih banyak mengandung saran atau berupa bujukan dan ajakan .

      Delegasi wewenang

Pendelegasian wewenanng bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberi perintah .dalam penglegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahan.

§  Komunikasi

Komunikasi di kemukakan oleh American training director,newman dan kontz mendifinikan komunikasi sebagai pertukaran pikiran atau informasi agar terdapat saling pengertian serta hubungan antara manusia-manusia secara serasi.

Untuk mengadakan komunikasi dapat digunakan dapat digunakan sarana –sarana seperti telepon ,telegram,telex,radio,televise,surat kabar,majalah ,dengan menggunakan sarana-sarana seperti ini diharapkan komunikasi dapat lebih efektif dan efesien.

Untuk maksud-maksud tersebut perlu memperhatikan beberapa prinsip:

o   Komunikasi harus jelas

o   Prinsip integrasi

o   Prinsip penggunaan organisasi informal

§  Motivasi

Keberhasilan yang dapat dicapai akan semakin besar jika para menejer mampu memberi dorongan karyawan meskipun perencanaan dan organisasi tidak bugitu sempurna .selain metode factor manusianya sangat menentukanya .jadi dalam memberikan motivasi menejer berkewajiban mempengaruhi sikap bawahanya agar mereka bersedia untuk menjalankan tugas-tugas yang selaras dengan tujuan organisasi.

Motivasi mempunyai 2 bentuk :

      Motivasi positif

Merupakan proses untuk mempengaruhi oarng lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasaan tertentu.

      Motivasi negative

Merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti atau mendorong sesesorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa.

PENGKOORGANISASIAN

Adanya pendapat yang berbeda di antara masing –masing individu dalam organisasi akan mempengaruhi keputusan yang akan diambil .pendapat –pendapat yang ada perlu di selaraskan dengan megadakan koorganisasi dapat tercapai.

§  Prinsip –prinsip koordinasi

      Prinsip kontak langsung

Koordinasi harus dicapai melalui hubungan antara manusia baik hubungan secara horizontal maupun vertical .dalam hubungan langsung pertukaran gagasan ,pendapatan,harapan .

§  Prinsip penekanan pada pentinya koordinasi

Koordinasi perlu dilakukan sejak membuat perencanaan sampai melaksanakan kebijakan ,jika suatu rencana sudah dilaksanakan maka sulit untuk mencabutnya kembali.

§  Hubungan timbal balik di antara factor-faktor yang ada

Individu yang bekerja bersama-sama dalam kondisi pekerjaan akan saling memberikan pengaruh antara yang satu dengan lainnya.kerjasama yang baik dapat dilakukan jika masing-masing individu saling memahami tugas-tugas mereka.oleh karena itu mereka harus membuka kesempatan untuk saling mempertukarkan  informasi.

§  Pelaksanaan fungsi koordinasi

Untuk melaksanakan koordinasi ,menejer dapat menempuh 2 cara:

      Menjamin kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.

      Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.

PENGAWASAN

§  Pengertian

Pengawasan merupakan fungsi akhir yang harus dilaksanakan dalam menajemen .cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala yang telah dijalankan denga standar atau rencannya ,serta melakukan perbaikan bila terjadi penyimpangan .jadi pengawasan dapat mengukur seberapa jauh hasil yang di capai sesuai dengan apa yang di rencanakan .

§  Langkah –langkah pengawasan

      Menciptakan standard

Standard merupakan suatu criteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudah dilakukan .standard yang dibuat biasanya didasarkan pada suatu kondisi atau kemampuan kerja yang normal.

standard kuanlitatif merupakan standard yang di nyatakan di dalam satuan-satuan tertentu.

Standard kualitatif dapat berupapendapat umum ,langganan ,buruh  dan sebagainya.

      Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard

      Melakukan tindakan koreksi

Dalam pengambilan tindakan koreksi adalah:

ü  Menghayati masalah –masalah yang dihadapi

ü  Mengadakan penilainan terhadap berbagai kemungkinan

ü  Menentukan cara-cara untuk mengadaakn koreksi yang paling tepat

      Syarat-syarat pengawasan yang baik:

ü  Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan

ü  Pengawasan harus luwes

ü  Pengawasan harus ekonomis

ü  Pengawasan harus mudah dimengerti

ü  Pengawasan harus diikuti dengan perbaiki atau koreksi.